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Dans tout nouveau projet, l’entrepreneur se met en capacité de fournir une performance durable dès lors qu’il est en mesure d’accepter l’idée qu’il ne peut pas tout faire. Ce l’expose alors à une question existentielle. En effet, s’il ne peut pas tout faire, alors il va devoir CHOISIR en permanence, c’est-à-dire RENONCER …

La création de valeur est une affaire de projet et de stratégie. Elle se conçoit et se déroule sur le long terme. L’expérience a montré que les entrepreneurs qui réussissent à reprendre le contrôle de leurs agendas sont ceux qui ont appris à sélectionner, en toute responsabilité, les activités qui contribuent à les rapprocher de leurs objectifs prioritaires et à renoncer à toutes les autres.
Henry Mintzberg[1] a mis en évidence que la grande majorité des managers consacraient 80 % de leur temps de travail à l’exécution de tâches urgentes et que, seulement la moitié de ce temps était investi sur des tâches importantes (voir les définitions ci-après). Pour améliorer l’efficacité et la valeur ajoutée du travail, il est donc nécessaire de réduire le temps consacré aux activités URGENTES et d’augmenter le temps réservé aux activités IMPORTANTES NON URGENTES. « Mais comment ? ». Statistiquement, 85 % du temps de travail des cadres est planifiable et fait appel à des talents d’anticipation et d’organisation. En effet, les activités classées « URGENT – IMPORTANT – IMPREVU » occupent en moyenne 15 % du temps de travail TOTAL. Ainsi, l’IMPORTANT doit être la cause des actions. Il faut une vision et du courage pour privilégier les activités importantes sur celles qui sont seulement urgentes. Toute focalisation sur le court terme détourne le chef d’entreprise de sa mission de créateur d’avenir.

Définitions autour de la gestion du temps (dictionnaire Hachette)

  • IMPORTANT : « ce sur quoi on porte son intérêt ». C’est une activité qui apporte Définitions catégorie de tâchesune contribution à vos objectifs ou orientations prioritaires.
  • URGENT : « activité à réaliser immédiatement ». C’est une activité qui doit être réalisée avant 8, 24 ou 48 heures (délai à convenir en fonction du secteur professionnel pour matérialiser la notion de « immédiatement »).
  • IMPREVU : « qui n’a pas été prévu, qui arrive par surprise ». C’est une activité que nous ne pouvons pas planifier (occurrence aléatoire).

Depuis le graphique ci-dessus, vous pouvez déduire que :

  1. UNE PARTIE DES TÂCHES URGENTES SONT PLANIFIABLES (puisqu’elles ne sont pas imprévisibles) ;
  2. UNE PARTIE DES TÂCHES IMPREVUES NE SONT PAS URGENTES.

Exemples « d’urgence » planifiable : Activité de préparation d’une réunion une heure avant son début.

Imprévus non urgents (ou faux imprévus) :

  • Remplacement précipité d’une collaboratrice qui part en congé maternité.
  • Retard d’un client à un rendez-vous.

>>Pour en savoir plus et vous aider à déceler vos activités importantes, lire le chapitre 7 de « Manager d’élite ».

>>Prochain blog : découvrez le système « TEMPS+ »© pour optimiser l’usage de votre temps.


[1] Henry Mintzberg, Ph.D. (M.I.T.), est professeur de management à l’Université Mc Gill de Montréal et professeur d’organisation à l’Institut européen d’administration des affaires (INSEAD) de Fontainebleau. Spécialiste en science des organisations et auteur de plusieurs ouvrages, ses thèses font autorité à travers le monde.

3 réflexions sur “Management du temps : L’IMPORTANT c’est la cause

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