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« Tous les coûts sont dans la facture. » dit le célèbre humoriste   Jacques Pater.Les achats de biens et services représentent en moyenne 60% du chiffre d’affaires des entreprises européennes (source Eurostat). La maîtrise de leurs coûts est une condition de leur performance économique. Les directions générales et financières, logiquement motivées par le sujet, continuent de mettre la pression sur les acheteurs. Mais jusqu’où faut-il aller dans cette logique avant de tomber dans la caricature de la réduction des coûts, c’est-à-dire le cost killing dont tout le monde connaît aujourd’hui les limites. Comment surfer, s’il existe, sur un optimum ? Selon les orientations culturelles de l’organisation, on observe deux approches bien distinctes : la gestion militaire ou la gestion écologique des ressources.

Gestion militaire des ressources : priorité aux tâches
Il s’agit d’une manière de procéder qui conduit à une réduction autoritaire des ressources allouées à une activité de production. La manière avec laquelle notre nation a cherché à réduire ses coûts de fonctionnement, lors de la réforme des retraites ou de la mise en place de la loi sur les 35 heures par exemple, est une illustration contemporaine de méthode de gestion militaire des ressources. Le but de cette stratégie est de traquer toutes sortes de gaspillages en temps, en machines, en matériel, en énergie, en capitaux, en personnel, etc. Les partisans de cette approche considèrent que l’être humain moyen n’aime pas le travail et qu’il cherchera à l’éviter à chaque fois qu’il le pourra. Ils croient également que les êtres humains n’aiment pas les responsabilités, qu’ils recherchent la sécurité par-dessus tout et donc qu’ils préfèrent être dirigés. Pour parvenir à leurs fins, les adeptes de cette politique musclée établissent des objectifs non négociables, mettent en place de nouvelles procédures obligatoires, instaurent des contrôles sévères et manient la carotte et le bâton (Théorie X de Mac Gregor). Cette posture renforce les comportements de pouvoir/résistance dans l’ensemble de l’organisation.

Ce type de stratégie est généralement efficace à court terme mais, comme dans tout système contraint, ses effets ne sont pas durables. De nombreuses stratégies de contournement se mettent en place (« aménagement » du reporting, surexploitation des failles dans les procédures ou application de textes à la lettre, déni de responsabilité, ouverture systématique de parapluie, résistances en tous genres…) et il convient alors de recommencer le processus de réduction pour traiter ces coûts de contournement. On le comprend, les résultats sont très volatiles et l’atteinte d’un optimum dans la maîtrise des coûts apparaît éphémère avec une telle stratégie. A titre d’exemple, il faut citer l’efficacité très discutée de la loi sur les 35 heures qui visait notamment, à son origine, la réduction des coûts de l’assurance chômage.

Gestion écologique des ressources : priorité aux tâches et aux personnes
Le but recherché ici est d’aboutir à des changements de comportements durables vers une consommation plus intelligente des ressources. Cette seconde approche produit ses effets à plus long terme. La mise en œuvre d’une gestion écologique des ressources fait appel à l’anticipation et réclame plus de temps que l’approche directive décrite ci-dessus.
Les tenants de cette méthode s’appuient d’avantage sur la recherche du consensus à toutes les étapes du processus. Le travail en équipes pluridisciplinaires est fortement encouragé, les objectifs sont co-construits puis déclinés à tous les niveaux de l’organisation. Cette approche a également des effets pédagogiques : elle favorise les synergies et le développement de compétences transverses. Elle encourage la créativité, la responsabilité, l’innovation, la réalisation de soi. Elle stimule le désir d’amélioration continue des processus, la recherche de l’excellence et la pratique du management du changement au sein des organisations.
En Suède, la mise en place de la réforme des retraites ou, au Danemark, la politique d’emploi des seniors sont de bonnes illustrations de cette méthode de gestion écologique des ressources. Le processus de changement, en Suède, a duré 12 ans et donne encore aujourd’hui, selon l’avis général, d’excellents résultats.
Pour accéder à cette manière de gérer les ressources, les entreprises doivent également considérer la théorie Y de Mac Gregor. Dans cette théorie, les membres des entreprises considèrent que faire de l’effort physique ou mental est aussi naturel que s’amuser ou se reposer. L’individu est capable de se réaliser si on l’associe aux objectifs de l’organisation. La satisfaction des constituants favorise leur engagement et conduit à l’amélioration des processus qui renforce, à son tour, la satisfaction. On le devine, les entreprises qui adoptent cette façon de procéder pourront surfer plus longtemps sur la vague d’un optimum gagné par le consensus.

La maîtrise des coûts c’est l’affaire de tous. Certaines organisations sont mieux préparées que d’autres pour s’engager sur des chemins vertueux et parvenir à des résultats durables. Ce sont celles qui, pour paraphraser Clémenceau, pensent que la maîtrise des coûts est une chose trop grave pour être (seulement) confiée à des acheteurs

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