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Selon une étude publiée par « Cadres Online » du mois d’Aout 2012, 90% des cadres Français déclarent travailler dans l’urgence. Si l’on croise cette étude avec celle qui résulte des travaux de Mintzberg (le manager au quotidien) et du tableau d’Eisenhower (distinction entre les tâches urgentes et importantes), on s’aperçoit que les cadres passent 80% de leur temps de travail à l’exécution de tâches urgentes

On en déduit que 90% des cadres Français sont contraints à asservir 80% de leur temps de travail à la réalisation d’activités urgentes. Le degré de liberté de cette immense population de « responsables » s’en trouve considérablement restreint. En effet, dans ces circonstances, nous pouvons affirmer que ces cadres ne sont plus en situation de choix puisque, rappelons-le, une tâche urgente est une tâche qui doit être réalisée immédiatement. Cette situation ne laisse plus aucune alternative.

Ainsi, pour ceux qui en doutaient encore, une bonne discipline personnelle en matière de gestion du temps, apporte plus de liberté qu’elle n’en détruit. En réduisant la pression de l’urgent, cette discipline permet aux cadres vertueux d’exercer leur art : se donner le temps nécessaire pour choisir les alternatives les plus pertinentes pour la résolution des problèmes qui leur sont soumis. Plus le champ des possibles est vaste et plus le cadre s’apparente à un décideur. La situation des 90% de cadres Français ci-dessus, les rapproche davantage d’une posture d’exécutant.

Nos articles précédents nous ont appris qu’un certain nombre de tâches urgentes étaient en réalité planifiables. C’est ce que l’on appelle des « fausses urgences », généralement induites par une organisation défaillante (exemple : tâche importante que l’on a trop souvent différée, planification à trop court terme, etc.). En réalité, environ 15% du temps de travail est dévolu à des activités vraiment urgentes que l’on appelle « imprévus ».

Mais comment faire pour réduire la pression de l’urgent ?

Nous suggérons d’utiliser la méthode TEMPS+©. Cette approche structurée, a permis à de nombreux cadres confirmés ou débutants de reprendre les rennes de leur destin professionnel. Elle procède  en 6 étapes ordonnées – Trier/ Eliminer/ Muter/ Planifier/ Structurer/ Célébrer – décrites ci après.

TRIER

Une bonne gestion du temps ne peut réussir sans une conscience claire et précise de vos objectifs prioritaires (voir le chapitre 7 du livre « manager d’élite » pour les identifier). Cette lucidité vous permet de faire le tri entre les activités importantes et celles qui ne le sont pas. Rappelons que ce critère d’importance est volontairement subjectif. Vous seul pouvez faire la différence entre ce qui est important et ce qui ne l’est pas. Si vous observez de nombreuses divergences avec les priorités de votre entreprise, alors vous n’êtes probablement pas au poste (ou dans l’entreprise) qui vous convient. Réfléchissez-y vite avant d’y être forcé. C’est souvent parce qu’il a peur du caractère irréversible de la décision, qu’un cadre se fourvoie dans l’atermoiement. A force de différer ou d’éviter la décision, arrive un moment où l’action correspondante devient urgente. Qu’il l’admette ou non, force est de constater que tout adepte de la procrastination décide in fine de se soumettre à la pression de l’urgent. N’oublions pas que, en n’offrant plus aucune autre alternative quant à son délai d’exécution, une activité urgente comporte le fallacieux avantage de dégager son auteur de la responsabilité de la décision.

ÉLIMINER

Si la tâche à exécuter n’est pas importante pourquoi faudrait-il l’exécuter ? Il est légitime de se poser cette question en tout cas. (Exemple : Pourquoi faudrait-il que j’assiste à cette réunion ?). Si la réponse n’est pas évidente, nous recommandons alors de ne pas réaliser cette activité. Attention cela ne signifie pas qu’il faille la différer mais qu’il s’agit bel-et-bien de ne JAMAIS la réaliser. Pour être encore plus explicite, disons que c’est une tâche qu’il faut mettre à la poubelle ! Ce genre de décision est particulièrement difficile pour tout cadre inexpérimenté ou encore fragile, voire submergé par la peur. L’action d’éliminer vous plonge dans une confrontation avec des contraintes existentielles de liberté-culpabilité, solitude, imperfection, finitude…dont la gestion nécessite un certain niveau de maturité personnelle.

Si la tâche n’est pas importante mais qu’elle est urgente, et si vous décidez qu’il convient de l’exécuter, alors le choix vous est offert de la muter.

Rappelez-vous que c’est le fait de vous ménager la possibilité de choisir parmi tout un éventail d’alternatives à la résolution d’un problème qui fait de vous des managers responsables.

MUTER

Muter signifie déléguer, sous-traiter, confier à quelqu’un d’autre, demander de l’aide. Il n’est pas nécessaire d’être manager pour muter une tâche. Demander de l’aide est à la portée de chacun, quel que soit son rang dans la hiérarchie. Mais n’oubliez pas que si vous décidez de muter la totalité ou seulement une partie d’une tâche, vous n’en demeurez pas moins responsable de sa bonne exécution. Inutile d’insister sur la nécessité, pour tout professionnel digne de ce nom, de tenir son propre agenda et d’y planifier toutes ses activités (et pas seulement les réunions).

Lorsque la tâche triée est importante, vous pouvez :

  1. si elle est également urgente : la réaliser vous-même immédiatement
  2. la muter (qu’elle soit urgente ou non)
  3. si elle n’est pas urgente : la planifier.

PLANIFIER

Que faut-il planifier ?

Outre les réunions, il convient de ne pas oublier les temps de trajet pour s’y rendre, les temps de préparation, mais également les activités de contrôle (voir ci-dessus « muter »), ainsi que toutes les tâches importantes résultant de votre tri initial.

L’exercice de la planification vous soumet à 4 écueils :

  1. Il n’est pas toujours facile d’estimer avec justesse la durée nécessaire à l’exécution d’une activité. Pour toute activité d’une durée supérieure à 1 heure, nous vous conseillons de la décomposer en sous activités élémentaires.
  2. Les activités de courtes durées comme dire bonjour, lire ses mails ou sa boite vocale, prendre un café, etc. ne figurent pas dans un agenda. Cela n’aurait d’ailleurs aucun sens de les y mentionner.
  3. Parmi les événements urgents qui se présentent, un certain nombre sont inévitables ; nous les avons appelés les imprévus. Par définition, les activités correspondantes ne sont pas planifiables.
  4. Enfin, il est important de se réserver des plages de temps de rendez-vous avec soi-même pour se donner l’opportunité de réfléchir, de s’organiser, de brainstormer, d’anticiper, de structurer.

Par conséquent, pour tenir compte de ces écueils et nous prémunir ainsi de la pénible situation d’urgence permanente dont se plaignent les cadres, nous recommandons de ne pas planifier plus de 4.5 heures pour chaque journée de 7 heures de travail.

STRUCTURER

Structurer c’est ajouter une dose de stratégie pour optimiser votre valeur ajoutée dans la réalisation de votre fonction.

Tout cadre devrait également être un ingénieur du temps. Structurer votre agenda, c’est lisser votre charge, arbitrer certaines activités, les séquencer différemment, décider d’en muter d’autres, peut-être même d’en éliminer certaines parties, etc. Cette activité de structuration se déroule habituellement, depuis votre Smartphone ou tout autre agenda portable synchronisé, pendant toutes les situations où vous avez à patienter (les salles d’attentes, halls de gares ou d’aéroports, attente à un rendez-vous) ou lors de scrutations volontaires.

+  (célébrer)

Si vous respectez cette discipline, après quelques semaines vous ne ferez plus partie de ces 90% de cadres qui se plaignent de subir la pression de l’urgence. Vous vous serez mis en situation de pouvoir décider, anticiper et gérer sereinement votre temps ainsi que la valeur ajoutée que vous souhaitez produire. Puisqu’elle ne s’applique qu’à 10% de la population des cadres, cette situation exceptionnelle mérite d’être célébrée. Le petit « plus » qui orne le sigle T.E.M.P.S.+ vous invite à prendre le temps de vous réjouir de votre nouvelle vie et vous donnera peut-être envie de faire de nouveaux adeptes .

Comme toutes les autres ressources, le temps est une ressource limitée qu’il faut donc utiliser avec intelligence. Nous espérons que celle qui est condensée dans l’approche T.E.M.P.S.+ saura vous être utile.

QUIZ T.E.M.P.S.+  : Testez vos compétences en ingénierie du temps.

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