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Trop de réunions, trop de temps gâché.

En France, un cadre sur deux se plaint des réunions. Il les considère trop nombreuses, inefficaces et trop longues[1].

Parce qu’ils sont sollicités dans un trop grand nombre de réunions, ou qu’ils ont essuyé les réprimandes de leur manager leur reprochant de ne pas répondre à leurs emails, ou tout simplement parce qu’ils s’y ennuient, ces rendez-vous réguliers agacent les cadres.

Pour faire passer – ou pour mieux remplir– ce temps contraint, ces managers griffonnent, préparent une autre réunion ou une autre activité, surfent sur Internet, consultent et rédigent leurs SMS et leurs emails, jouent avec leurs Smartphones ou autres tablettes… Certains arrivent même à amorcer une petite sieste.

D’autres entrent et sortent fréquemment de la réunion « pour ne pas déranger leurs collègues ou leurs collaborateurs » et répondent à des appels sur leurs téléphones portables restés allumés. Il n’est pas rare que ces derniers comportements soient conduits par les organisateurs des réunions eux-mêmes.

Faut-il interpréter ces agissements, qui apparaissent de plus en plus souvent dans toute forme d’assemblée (réunion, session de formation, conférence, débat, séminaire, entretien, etc.) comme :

  • Un manque de respect ?
  • Une absence d’écoute et de concentration ?
  • Une forme d’immaturité ?
  • Une perte de contrôle ?

Il semble en tout cas que les priorités personnelles prennent de plus en plus le pas sur intérêts de l’équipe. Difficile dans ces conditions d’accéder à la synergie pourtant reconnue comme un véritable atout pour la création de valeur.

Des solutions 

Rappel du sens originel

La réunion c’est l’union à nouveau. C’est l’union autour d’intérêts ou de liens communs. C’est le fait de rétablir l’entente, l’union ainsi constituée entre des personnes.

ReunionCe sens originel ne semble pas correspondre à ce que nous observons dans les réunions de travail telles qu’elles se pratiquent aujourd’hui.

Aussi, pour être efficaces, les réunions doivent se dérouler entre des personnes qui acceptent de passer du temps ensemble pour partager des informations, résoudre des problèmes ou prendre de décisions.

Trois formules pour traverser les résistances

Il faut considérer les attitudes des cadres en réunion décrites ci-dessus comme des résistances mises en place pour répondre à la contrainte. La meilleure façon de traverser les résistances c’est de les prendre en considération, de s’y plonger[2]. Voici trois formules pour améliorer l’efficacité du travail collectif.

Solution radicale : supprimer des réunions

Diffusion d’emails, utilisation des réseaux sociaux, diffusion de vidéos ou d’enregistrements audio ; les évolutions technologiques nous permettent aujourd’hui de tenir des réunions à tout moment avec tous les participants que nous souhaitons sans les mobiliser en même temps. Ces moyens technologiques nous permettent de participer à ces nouvelles formes de réunions sans y assister. N’est-ce pas formidable ?

Alors pourquoi réaliser toutes vos réunions sous cette forme archaïque ?

Solution raisonnable : les quotas

Puisque de nombreuses réunions peuvent être menées par de nouveaux moyens technologiques, il paraît raisonnable de limiter leurs tenues et d’établir des quotas. Interdit – par exemple- à toute personne d’assister à une nouvelle réunion lorsqu’elle aurait dépassé son quota mensuel. Tout manager devrait s’interdire d’appeler une nouvelle réunion lorsqu’il a dépassé le quota d’heures cumulées qu’il juge raisonnable d’immobiliser pour exercer ses fonctions et atteindre ses objectifs. Chaque année, pour satisfaire au processus d’amélioration continue, ces quotas pourraient être revus à la baisse.

Des « stand up meeting » ou réunions debout pourront faciliter la mise en œuvre de cette stratégie des quotas. Cette disposition, en pratique depuis longtemps chez les forces de l’ordre et dans de nombreuses startups, permet de limiter la durée des réunions (15 à 20 mn en moyenne) tout en optimisant leur efficacité.

Solution fertile : en faire des moments extraordinaires

Occasions pour unir et rassembler. Votre préparation doit contribuer à donner du sens à votre réunion en répondant notamment aux questions suivantes :

  • Dans quelle mesure la réunion que vous allez organiser va-t-elle renforcer l’union, l’entente entre vos collaborateurs ?
  • En quoi le problème que vous soumettez à votre assemblée contribue-t-il à l’amélioration de sa cohésion ?
  • Comment l’information que vous désirez faire partager est elle aussi utile au rassemblement, à l’union nouvelle de vos collaborateurs ?

Ce type de réunions est mis en œuvre pour résoudre les problèmes importants (stratégie, innovation, task force, etc.).

Lorsqu’il s’agit d’améliorer l’efficacité des organisations, le process group, également connu sous le nom de groupe personnel d’exploration (GPE), est une formule particulièrement riche. C’est une disposition visant à établir et à cultiver la confiance au sein d’un groupe d’individus. En privilégiant la simplicité, les membres d’un process group travaillent à établir un niveau de confiance propice à une communication ouverte et honnête. ..

En savoir plus

Conclusion

Les trois formules décrites ci-dessus peuvent s’appliquer simultanément. Par exemple les réunions hebdomadaires d’avancement peuvent être supprimées et remplacées par des standups quotidiennes. Les réunions d’information peuvent être supprimées et remplacées par des diffusions multimédia. Certaines réunions de résolution de problèmes peuvent être menées en asynchrone à l’aide de nos outils technologiques. Toutes ces dispositions peuvent contribuer à améliorer l’efficacité et le bienêtre au travail.


[1] Etude réalisée par Oxford en mai 2008 auprès de 500 managers en France, Italie, Espagne, Portugal et Allemagne

[2] « Lean into resistance » – théorie paradoxale du changement . Arnold Beisser.

 

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